Превратите скучное в блестящее 7 хаков для улучшения вашей презентации

Превратите скучное в блестящее 7 хаков для улучшения ваших презентаций

Введение

Как говорит HBr, “Хорошая презентация должна содержать данные, но сами данные не гарантируют хорошую презентацию”. В век PowerPoint и Canva, когда представление информации стало проще простого, поднимите руку те, кто не слышал от докладчика фразу: “Может быть трудно увидеть эту диаграмму, но она иллюстрирует…”. Что может быть хуже презентации, которая борется, чтобы передать свою суть?

Каждый работающий профессионал знает о значительных усилиях, вкладываемых в улучшение и совершенствование задач. Например, в качестве аналитика данных вы вкладываете огромные усилия в совершенствование своего анализа данных, следите за технологическими тенденциями и создаете модели машинного обучения. Однако часто пренебрегается важным навыком – способностью создавать увлекательные презентации. Чтобы ясно и эффективно представить всю вашу тяжелую работу и усилия вашей аудитории, вам необходимо улучшить свою презентацию таким образом, чтобы она заинтересовала вашу аудиторию и способствовала принятию решений на основе информации.

Сила эффективной презентации

Презентация представляет собой визуальное изображение информации с помощью диаграмм, графиков, карт и различных техник, улучшающих понимание с помощью визуальных средств. Это графическое изображение, называемое визуализацией данных, основывается на таких факторах, как формат, инструменты, имеющиеся данные и размер набора данных.

Когда вы создаете презентацию, обратите внимание на такие важные факторы, как целевая аудитория, четкое содержание, необходимые графики, таблицы и диаграммы, простая для восприятия информация и понятные объяснения. Сила эффективной презентации нельзя недооценивать, поскольку она отображает ваши усилия и помогает вам привнести изменения в вашу организацию.

7 советов по созданию увлекательной презентации

Существует несколько ключевых моментов, которые вы должны учесть при создании эффективной презентации. Однако ниже перечислены семь основных советов, которые помогут вам улучшить вашу презентацию и сделать ее увлекательной:

1. Знайте свою аудиторию

Вместо того, чтобы акцентировать внимание только на выводах, вы должны сосредоточиться на том, чтобы адаптировать презентацию под аудиторию. Понимание их предпочтений и того, что они ожидают от ваших выводов, помогает эффективно структурировать презентацию.

Этот подход не отрицает значение данных, а скорее предполагает их представление таким образом, чтобы они были легко понятны и поддерживались речами или аргументами, хорошо известными аудитории. Даже самые выдающиеся презентации могут потерпеть неудачу, если аудитория затрудняется следовать методике аналитика при передаче результатов исследования.

Вы можете улучшить свою презентацию, задавая себе следующие вопросы перед ее созданием:

  • Кто составляет аудиторию для этой презентации?
  • На каком уровне технической подготовленности они находятся в вашей области?
  • Насколько знакомы они с предметом?
  • Какие конкретные интересы, потребности и ожидания у них есть?
  • В каком психологическом состоянии находится аудитория? Устали ли они от предыдущих встреч или длительной конференции?
  • Является ли обстановка формальной или неформальной?

Ответив на эти вопросы, вы получите ясность о том, на что следует обратить внимание и как ваша информация может лучше служить презентации. Адаптация контента под навыки аудитории, определение желаемых выводов и учет условий презентации приведет к более эффективной презентации.

2. Рассказывайте историю с помощью данных

В деловых презентациях структурный подход, известный как «Ситуация-Усложнение-Решение» (Situation-Complication-Resolution, SCR), помогает улучшить вашу презентацию. Этот метод был популяризирован Барбарой Минто в ее книге “Пирамидальный принцип” во время ее работы в McKinsey Consulting. Он предоставляет эффективную структуру для создания убедительной деловой истории. Его простота способствует достижению ориентированных на действие результатов, организации контента и соответствия правилу Трех, о котором я объясню подробнее.

  • Представление фактической информации, отражающей текущее состояние дел.
  • Выявление необходимости действий, возникающей из оценки ситуации.
  • Предложение или осуществление практических шагов для устранения выявленного осложнения.

На практике под каждым узлом включаются дополнительные детали. Использование SCR облегчает разработку четкого и увлекательного повествования.

3. Упростите сложные концепции

Естественно чувствовать энтузиазм в процессе подготовки презентации, особенно когда вы гордитесь своей работой и считаете большую часть контента значимой. Однако перегружение аудитории информацией может снизить воздействие на наши усилия. Суть эффективной передачи результатов состоит в сохранении презентации простой. Вот несколько советов, чтобы обеспечить краткость и ясность в вашей презентации:

Обеспечьте визуальную ясность, избегая перегруженности многочисленной информацией и изображениями. Стратегически используйте цвета, чтобы подчеркнуть различные данные, сохраняя при этом однородный стиль текста и цветовую схему на протяжении всей презентации.

Что касается письменного содержания, приоритет отдавайте инклюзивности, используя доступный язык, соответствующий вашей аудитории. Подчеркните ключевые слова или находки, выделяя их полужирным шрифтом или маркируя. Упрощение вашей презентации помогает вашей аудитории понять вашу аргументацию и основные выводы. Сложность не является необходимым условием для эффективной коммуникации вашего сообщения.

4. Взаимодействие с визуальным материалом

Учитывайте знакомство вашей аудитории с инструментами представления данных при планировании улучшения вашей презентации через разработку визуал. Используйте круговые диаграммы для иллюстрации демографических составляющих, гистограммы для анализа трендов на протяжении разных лет и блок-схемы для визуального связывания компонентов процесса.

Выбор данных в таких знакомых форматах представления данных повышает визуальное воздействие вашей презентации и обеспечивает эффективную коммуникацию с аудиторией с помощью легко понятных изображений.

Ознакомьтесь с вашей презентацией и спросите себя:

  • Правильно ли подписаны и аннотированы данные в визуальных материалах?
  • Присутствуют ли ясные заголовки, подписи осей, легенды и единицы измерения?
  • Используются ли цвета таким образом, чтобы мои выводы стали яснее?
  • Не захламлены ли слайды, и данные представлены безупречно?
  • Представлены ли все визуальные материалы с целью передачи конкретного открытия моей аудитории?

Задавая себе эти вопросы, вы сделаете свою презентацию более сильной и поможете аудитории четко понять ваше предложение на основе данных.

5. Практика создает совершенство

Каждый раз, когда вы создаете презентацию, представляющую ваши данные, стремитесь вносить небольшие улучшения там, где это возможно. К тому же, получайте идеи о том, как сделать вашу презентацию более привлекательной, увлекательной, информативной и эффективной. Таким образом, с каждой презентацией вы совершенствуете ее и делаете ее более четкой.

6. Интерактивные и увлекательные презентации

Используйте такие техники, как стремительное привлечение внимания к определенным словам или ключевым фразам на слайде за счет предварительного внимания, кроме простых отдельных слов или чисел. Эти признаки включают использование курсива, полужирного шрифта, разных цветов или размеров для выделения определенных элементов и привлечения внимания аудитории уже в первую долю секунды. Важной составляющей вашей презентации является обоснование того, почему ваша аудитория должна заинтересоваться.

Включение примеров из реальной жизни позволяет вашей аудитории понять, сопереживать и установить связь между значимостью вашей работы и их повседневными ощущениями. Включение случаев из практики или примеров, которые им вызывают отклик, способствует взаимодействию и устанавливает практическую связь между данными вашей презентации и их повседневными ощущениями.

Улучшайте вашу презентацию в соответствии с аудиторией:

  • Для коммерческих презентаций согласуйте ваш контент с их ценностями, задачами и миссией, подчеркивая, как ваше предложение полезно их конкретной организации.
  • При представлении коллегам подчеркните связи между вашей работой и их работой. Обсудите это с ними заранее, чтобы лучше выделить эти связи во время вашей презентации.

Адресуясь к более широкой аудитории, следите за более широкими темами, тенденциями в отрасли и текущими событиями, связанными с вашей работой. Вплетите эти примеры в вашу презентацию, чтобы подчеркнуть значимость вашей работы.

Ваша цель – сократить разрыв между вашей работой и интересами аудитории. Заинтересуйте их, связав ваш контент с их делами или повседневной жизнью, так как обнаружение этой связи часто становится важным шагом в привлечении аудитории.

7. Использование инструментов технологии

Интеграция технологии может усилить увлекательность и взаимодействие вашей презентации. Используйте инструменты для обмена ресурсами, проведения опросов, получения обратной связи и стимулирования взаимодействия. Платформы, такие как Mentimeter, Google Forms или Kahoot, позволяют создавать интерактивные викторины, облака слов или опросы. Коммуникация через социальные сети, электронную почту или чат перед, во время или после презентации также способствует взаимодействию.

Однако важно знать о возможных проблемах и отвлекающих факторах, которые могут присутствовать при использовании технологии. Избегайте выполнения нескольких задач одновременно, таких как проверка телефона или чтение прямо со слайдов во время презентации. Активно отслеживайте онлайн-взаимодействия, быстро реагируя на технические проблемы или вопросы аудитории, чтобы поддержать бесперебойный опыт.

Заключение

Эффективное представление ваших данных является ключевым моментом для коммуникации результатов коллегам, клиентам или потенциальным инвесторам. Несмотря на наличие сильных технических навыков, невозможность представить эти выводы соответствующей аудитории может подорвать ваши усилия. Хорошо продуманная презентация не только передает уверенность в ваши находки, но и отражает гордость за выполненную работу!